Opdracht op regiebasis? Let goed op bij meerwerk en communicatie

Een schatting is geen garantie

Een opdracht op regiebasis kan uitkomst bieden wanneer vooraf lastig is in te schatten hoeveel werk er nodig is. Maar zoals een recente zaak bij de Raad van Arbitrage in bouwgeschillen laat zien, ligt er wel een flinke verantwoordelijkheid bij zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Vooral als het om extra werk en bijkomende kosten gaat, is duidelijke communicatie geen luxe, maar noodzaak.

In dit geval ging het niet om een aannemingsovereenkomst, maar om een adviesopdracht. Een ondernemer wilde een toekomstbestendige revisievergunning voor zijn bedrijfslocatie en schakelde een adviseur in om de aanvraag via het Omgevingsloket Online te regelen. Dat zou gebeuren op regiebasis, met een geschatte kostprijs van ongeveer 7.000 euro. Geen vaste prijs dus, maar een inschatting. De algemene voorwaarden uit de DNR 2011 golden en eventuele geschillen zouden aan de RvA worden voorgelegd. Wat kan er dan nog misgaan?

Van 7.000 naar 28.000 euro

De eerste factuur van zo’n 7.000 euro werd zonder problemen betaald. Daarna volgden meer werkzaamheden, overlegmomenten en aanpassingen, wat uiteindelijk leidde tot een conceptaanvraag. Maar op het moment dat de adviseur vier nieuwe facturen stuurde, goed voor meer dan 21.000 euro extra, bleef het stil aan de andere kant. Geen betaling, geen akkoord, alleen de mededeling dat een andere adviseur het dossier zou overnemen.

De oorspronkelijke adviseur stapte naar de rechter, maar die verwees naar de eerder overeengekomen arbitrage. En zo belandde de zaak alsnog bij de RvA.

Wat stond er eigenlijk écht in het contract?

De arbiter nam de overeenkomst onder de loep en zag dat de werkzaamheden duidelijk waren omschreven. Er was bovendien afgesproken dat de adviseur de opdrachtgever zou waarschuwen als de ingeschatte tijd niet toereikend bleek. Ook moest hij direct communiceren als er extra werk nodig zou zijn dat buiten de oorspronkelijke opdracht viel. In die zin gaf het contract de adviseur voldoende ruimte, maar dan moest hij wel van die ruimte gebruik maken.

Meerwerk was er zeker, maar ook slordigheid

Uit de stukken bleek dat het werk flink was uitgedijd: ontbrekende documenten, aanvullende aanpassingen, intensief overleg. Dat er meer werk verricht was dan afgesproken, stond buiten kijf. De opdrachtgever had dus kunnen vermoeden dat het bedrag zou oplopen.

Tegelijkertijd gaf de adviseur toe dat hij zijn opdrachtgever niet expliciet genoeg had geïnformeerd over de overschrijding van de kosten. En dat had hij wél moeten doen. De informatieplicht was in de overeenkomst immers zwart op wit vastgelegd. Achteraf bood de adviseur daarom een korting aan van 2.500 euro – een gebaar dat door de arbiter werd meegenomen in de beoordeling.

Uiteindelijk een compromis

De arbiter moest uiteindelijk oordelen op basis van een gebrekkig dossier. Er was onvoldoende bewijs dat de opdrachtgever akkoord was gegaan met het volledige extra werk. Ook was niet goed onderbouwd hoe de adviseur tot zijn kostenramingen kwam. In redelijkheid besloot de arbiter dan ook dat de opdrachtgever de helft van het openstaande bedrag moest betalen – zo’n 9.000 euro.

Bron: cobouw.nl