Privacy verklaring

1. Over deze privacyverklaring

Vastgoed Business School B.V. (hierna: VBS) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Deze verklaring heeft betrekking op www.vastgoedbs.nl, de ondersteunende digitale leeromgeving op die website en vastgoedbs.anewspring.nl.

Deze verklaring geldt voor websitebezoekers, personen die contact opnemen of een formulier invullen, opdrachtgevers, deelnemers, docenten, cursusleiders, examinatoren, leveranciers en andere personen van wie VBS persoonsgegevens verwerkt.

De begrippen Opdrachtgever, Deelnemer, Opleiding en Digitale leeromgeving hebben dezelfde betekenis als in de Algemene Voorwaarden van VBS.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1 Website, formulieren en contact

Wanneer u onze website bezoekt, een formulier invult, de chat gebruikt of contact met ons opneemt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie en de inhoud van uw bericht.
• Technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, beveiligingslogs en cookievoorkeuren.
• Gebruiksgegevens: informatie over het bezoek aan de website, voor zover de gebruikte cookies of vergelijkbare technieken daarvoor zijn toegestaan.

2.2 Inschrijving en facturatie

Bij een reguliere inschrijving verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de inschrijving, betaling en opleiding te verzorgen. Dit kunnen zijn:

• gewenste startdatum en de keuze voor deelname op locatie of online;
• voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, land, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres;
• bedrijfsnaam, functie, factuuradres, factuur-e-mailadres en eventueel een inkoopnummer;
• bestel-, betaal- en factuurgegevens;
• account- en authenticatiegegevens. Wachtwoorden zijn voor VBS niet in leesbare vorm beschikbaar;
• registratie van akkoord met de Algemene Voorwaarden en, indien van toepassing, marketingtoestemming.

VBS vraagt bij een normale inschrijving geen BSN, kopie van een identiteitsbewijs of personeelsnummer.

2.3 Deelnemers en onderwijsadministratie

• opleiding, groep, planning, aanwezigheid en correspondentie;
• lesmateriaal, ingeleverde opdrachten, feedback, beoordelingen en toetsresultaten;
• voortgang in digitale leeromgevingen, behaalde scores en certificaten;
• vragen, klachten en andere informatie die nodig is voor begeleiding, examinering, kwaliteitsbewaking of accreditatie.

2.4 Gegevens die wij van een opdrachtgever ontvangen

Bij een incompanyopleiding ontvangt VBS doorgaans alleen de naam en het e-mailadres van de deelnemer. Bij andere zakelijke inschrijvingen kan de opdrachtgever dezelfde gegevens aanleveren als bij een reguliere inschrijving.

De opdrachtgever is ervoor verantwoordelijk dat de gegevens rechtmatig aan VBS worden verstrekt en dat de deelnemer daarover vooraf goed is geïnformeerd. VBS is vervolgens zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerkingen die zij voor haar eigen dienstverlening uitvoert.

2.5 Docenten en andere uitvoerders

• naam, contactgegevens, cv, deskundigheid, profiel en foto;
• overeenkomst, beschikbaarheid, planning en inzet;
• bankrekening-, factuur- en fiscale gegevens;
• evaluaties, kwaliteitsinformatie, lesmateriaal en correspondentie;
• beeld, stem en andere gegevens in een lesopname, wanneer daarvoor vooraf toestemming is verkregen.

Naam, foto en professioneel profiel van een docent kunnen op www.vastgoedbs.nl worden gepubliceerd. VBS maakt hierover vooraf afspraken met de docent.

2.6 Dieetwensen, allergieën en toegankelijkheid

Deelnemers geven dieetwensen, allergieën, toegankelijkheidsbehoeften en vergelijkbare informatie rechtstreeks door aan de leslocatie. VBS ontvangt deze gegevens in beginsel niet. Ontvangt VBS zulke informatie toch, dan gebruiken wij die alleen om het verzoek af te handelen of aan de leslocatie door te geven. Daarna verwijderen wij de gegevens zodra zij niet meer nodig zijn.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

VBS verwerkt persoonsgegevens alleen voor een omschreven doel en met een geldige grondslag. De belangrijkste doelen en grondslagen zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst. Voor inschrijving, planning, communicatie, toegang tot onderwijs, e-learning, toetsing, certificering, facturatie en ondersteuning. Wanneer een werkgever de overeenkomst sluit, is de verwerking van deelnemersgegevens daarnaast gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van VBS om die overeenkomst zorgvuldig uit te voeren en de opleiding aan de deelnemer te verzorgen.
• Wettelijke verplichting. Voor de financiële administratie, belastingverplichtingen en andere verplichtingen die op VBS rusten.
• Gerechtvaardigd belang. Voor beveiliging, fraudepreventie, kwaliteitsbewaking, evaluatie, bedrijfsvoering, behandeling van klachten en het kunnen onderbouwen of verdedigen van rechtsvorderingen. VBS weegt daarbij haar belang af tegen de rechten en belangen van de betrokken persoon.
• Toestemming. Voor nieuwsbrieven, tracking- en marketingcookies, herkenbaar marketingmateriaal en lesopnames waarin deelnemers herkenbaar voorkomen. Toestemming kan altijd worden ingetrokken.

4. Digitale leeromgevingen en e-learning

4.1 Ondersteunende leeromgeving op www.vastgoedbs.nl

Op www.vastgoedbs.nl staat een digitale leeromgeving die live opleidingen ondersteunt. Het gaat om opleidingen met fysieke, online of hybride bijeenkomsten. De omgeving kan worden gebruikt voor praktische informatie, communicatie, lesmateriaal, opdrachten en ondersteuning rond de bijeenkomsten.

4.2 E-learning via vastgoedbs.anewspring.nl

Vastgoedbs.anewspring.nl is het afzonderlijke platform voor zelfstandige e-learnings en digitale leermodules. Daar kunnen onder meer accountgegevens, inlogmomenten, bekeken onderdelen, voortgang, opdrachten, toetsresultaten, scores en certificaten worden verwerkt. De toegang geldt in beginsel gedurende twaalf maanden vanaf het moment waarop VBS de toegang verleent, tenzij bij de betreffende opleiding schriftelijk een andere termijn is afgesproken.

4.3 Informatie aan werkgevers en opdrachtgevers

Wanneer een werkgever of andere zakelijke opdrachtgever een opleiding organiseert of betaalt, kan VBS een globaal overzicht verstrekken van de voortgang, behaalde scores en de mate waarin de deelnemer de e-learning heeft afgerond. Wij delen niet meer informatie dan nodig is voor de uitvoering en verantwoording van de opdracht.

5. Docenten en leslocaties

Docenten en cursusleiders ontvangen alleen persoonsgegevens die zij nodig hebben om de opleiding te verzorgen, deelnemers te begeleiden of werk te beoordelen. Zij moeten de gegevens vertrouwelijk behandelen en mogen ze niet voor eigen doeleinden gebruiken.

Leslocaties ontvangen van VBS in beginsel geen deelnemerslijst. VBS verstrekt alleen de gegevens van de docent die nodig zijn voor toegang, planning en praktische uitvoering. Voor persoonsgegevens die een deelnemer rechtstreeks aan een leslocatie verstrekt, is de leslocatie zelf verantwoordelijk.

6. Online lessen en lesopnames

VBS neemt lessen niet standaard op. Alleen op verzoek kan een online of hybride les worden opgenomen, bijvoorbeeld wanneer een deelnemer niet aanwezig kan zijn. De opname is uitsluitend bedoeld om de gemiste les tijdelijk terug te kijken.

• Voorafgaande toestemming. VBS maakt de opname alleen nadat de herkenbare deelnemers vooraf zijn geïnformeerd en toestemming hebben gegeven voor de opname van hun beeld, stem en chatbijdragen.
• Inhoud van de opname. De opname kan de docent, presentatie, namen, beeld, stem, vragen en chatberichten van deelnemers bevatten.
• Beperkte toegang. De opname wordt uitsluitend via een niet-downloadbare stream beschikbaar gesteld aan de deelnemer of deelnemers voor wie zij is gemaakt.
• Bewaartermijn. Een tijdelijke lesopname wordt uiterlijk één week na beschikbaarstelling verwijderd.
• Ander gebruik. Gebruik voor e-learning, publicatie of marketing vindt alleen plaats op basis van een afzonderlijke afspraak en, wanneer nodig, afzonderlijke toestemming.

7. Gebruik van kunstmatige intelligentie

VBS gebruikt ChatGPT, Claude en AI-functionaliteiten binnen onder meer Microsoft, Zoom, ActiveCampaign en aNewSpring. AI kan worden ingezet voor transcriptie, ondertiteling, vertaling, nasynchronisatie, samenvattingen, ontwikkeling van lesmateriaal, analyse van evaluaties, klantenservice, marketing en ondersteuning bij de beoordeling van opdrachten.

Bij het gebruik van AI gelden de volgende uitgangspunten:

• VBS verwerkt met AI alleen persoonsgegevens die voor het concrete doel noodzakelijk zijn;
• persoonsgegevens, vertrouwelijke bedrijfsinformatie, herleidbare praktijkcases, lesopnames en deelnemerswerk worden niet zonder duidelijke noodzaak in openbare of externe AI-systemen ingevoerd;
• VBS gebruikt persoonsgegevens en vertrouwelijke lesinhoud niet om externe AI-modellen algemeen te trainen;
• docenten die voor VBS werken, mogen persoonsgegevens of vertrouwelijke casuïstiek alleen in AI-systemen verwerken volgens de afspraken en instructies van VBS;
• AI-uitkomsten die van belang zijn voor deelnemers worden waar nodig door een mens gecontroleerd.

8. Accreditatie, certificering en kwaliteitsonderzoek

8.1 CPION

Voor opleidingen die via CPION zijn geregistreerd, deelt VBS uitsluitend gegevens van deelnemers die de betreffende opleiding met goed gevolg hebben afgerond. Het kan gaan om naam, geboortedatum, aanwezigheid, resultaat en behaalde titel. De gegevens worden gebruikt voor registratie en verificatie van de titel.

8.2 Cedeo

Cedeo kan in het kader van een onafhankelijk klanttevredenheids- of kwaliteitsonderzoek een steekproef uitvoeren onder deelnemers. VBS verwerkt en deelt daarvoor alleen de gegevens die nodig zijn om de steekproef samen te stellen en uit te voeren. Deelname aan het onderzoek is niet verplicht.

9. Evaluaties en kwaliteitsverbetering

Evaluaties kunnen anoniem worden ingevuld. Wanneer een evaluatie herleidbaar is, behandelt VBS de inhoud vertrouwelijk. De resultaten kunnen voor kwaliteitsverbetering worden besproken met de algemeen manager, de cursusleider en de betreffende docent.

Opdrachtgevers krijgen geen inzage in individuele evaluaties. VBS kan wel geanonimiseerde of samengevoegde uitkomsten gebruiken voor analyse, kwaliteitsbewaking en ontwikkeling van het onderwijs.

Een herkenbaar citaat, naam, foto, video, testimonial of klantlogo wordt alleen voor marketing gebruikt na afzonderlijke toestemming van de betrokken persoon of organisatie.

10. Marketing en cookies

10.1 Nieuwsbrieven en commerciële e-mail

VBS verstuurt nieuwsbrieven en commerciële e-mails alleen nadat de ontvanger daarvoor toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld na een informatieaanvraag of na het volgen van een cursus. ActiveCampaign bewaart deze toestemming zolang de persoon voor de nieuwsbrief staat ingeschreven. Iedere commerciële e-mail bevat een eenvoudige mogelijkheid om zich af te melden.

Na afmelding verstuurt VBS geen nieuwsbrieven meer. In ActiveCampaign blijft een beperkte registratie van de afmelding bewaard, zodat VBS de afmelding kan respecteren en de persoon niet zonder nieuwe toestemming opnieuw aan de verzendlijst toevoegt.

VBS koopt of huurt geen adressenbestanden en verzamelt niet structureel contactgegevens van openbare websites voor ongevraagde e-mailmarketing. VBS gebruikt wel LinkedIn Ads om advertenties te richten op relevante zakelijke doelgroepen.

10.2 Cookies en vergelijkbare technieken

VBS gebruikt cookies, pixels en vergelijkbare technieken voor de werking en beveiliging van de website, analyse van het gebruik, verbetering van de gebruikerservaring, klantcontact en – na toestemming – advertentiemeting, doelgroepvorming en remarketing. VBS gebruikt Cookiebot als toestemmingsmanager.

• Advertenties en remarketing: Google-advertentiediensten, Google Marketing Platform, Google Dynamic Remarketing, Google Analytics met Google Signals, Microsoft Advertising, LinkedIn Ads en Facebook Custom Audience.
• Websiteanalyse en gebruikersonderzoek: WordPress Stats, Jetpack, ActiveCampaign, Convert, Hotjar, Mouseflow, LinkedIn Analytics, Microsoft Clarity en Facebook Connect.
• Toestemmingsbeheer: Cookiebot.
• Technische voorzieningen en hosting: Google Tag Manager, Google Fonts, Google Static, Bootstrap CDN, unpkg en Bunny CDN.
• Klantcontact: Trengo.
• Ingesloten en sociale functies: Gravatar en, waar gebruikt, YouTube, Vimeo en Google Maps.

Cookies en technieken die strikt noodzakelijk zijn voor de werking, beveiliging of door de bezoeker gevraagde functionaliteit kunnen zonder toestemming worden gebruikt. Analytische, personalisatie-, advertentie- en trackingtechnieken worden alleen geactiveerd nadat de bezoeker daarvoor via Cookiebot toestemming heeft gegeven, voor zover de wet toestemming vereist.

Cookiebot toont de actuele cookies en vergelijkbare technieken, de betrokken leveranciers, de doeleinden en de bewaartermijnen. De bezoeker kan niet-noodzakelijke technieken per categorie accepteren of weigeren en de gemaakte keuze later via de cookie-instellingen wijzigen of intrekken. De feitelijk actieve diensten kunnen verschillen afhankelijk van de gekozen toestemming en de gebruikte websitefuncties.

11. Met wie delen wij persoonsgegevens?

VBS verkoopt geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de beschreven doeleinden, wanneer de wet dit verplicht of wanneer u toestemming heeft gegeven. Het kan gaan om:

• docenten, cursusleiders, examinatoren en andere uitvoerders;
• werkgevers en zakelijke opdrachtgevers, uitsluitend voor noodzakelijke voortgangs- en verantwoordingsinformatie;
• CPION, Cedeo en andere toepasselijke examen-, accreditatie- of certificeringsorganisaties;
• leveranciers van WordPress, WooCommerce, de maatwerkplugin en hosting;
• ActiveCampaign voor contactbeheer en e-mailmarketing;
• Exact Online voor facturatie en financiële administratie;
• aNewSpring voor e-learning;
• Zoom voor online en hybride onderwijs en tijdelijke opnames;
• Microsoft OneDrive en andere Microsoft-diensten voor opslag en samenwerking;
• leveranciers van analytics, advertenties, video, kaarten, chat en AI;
• accountants, adviseurs, verzekeraars, incassopartijen, toezichthouders en overheidsinstanties, wanneer dat nodig of wettelijk verplicht is.

Met partijen die persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van VBS verwerken, sluit VBS waar nodig een verwerkersovereenkomst. Zij mogen de gegevens alleen verwerken volgens de instructies van VBS en moeten passende beveiligingsmaatregelen treffen.

12. Verwerking buiten de EER

Sommige leveranciers van cloud-, marketing-, video- en AI-diensten kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). VBS staat zo’n doorgifte alleen toe wanneer daarvoor een geldige wettelijke waarborg bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit, deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen. Waar nodig treft VBS aanvullende maatregelen.

U kunt via info@vastgoedbs.nl informatie vragen over de waarborg die voor een specifieke doorgifte wordt gebruikt.

13. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

VBS bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Een wettelijke bewaarplicht, accreditatie-eis, lopende klacht of rechtsvordering kan een langere termijn noodzakelijk maken. De onderstaande termijnen zijn de uitgangspunten.

Na afloop van een bewaartermijn verwijdert VBS de persoonsgegevens of anonimiseert zij de gegevens zodanig dat zij niet meer tot een persoon zijn te herleiden.

14. Beveiliging

VBS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en onrechtmatige verstrekking. Afhankelijk van het systeem gaat het onder meer om:

• toegang op basis van rollen, taken en persoonlijke accounts;
• sterke authenticatie en, waar beschikbaar, meervoudige verificatie;
• versleutelde verbindingen, beveiligde opslag en back-ups;
• updates, logging en beheer van beveiligingsrisico’s;
• afspraken met medewerkers, docenten en leveranciers over vertrouwelijkheid en veilig gebruik;
• procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.

15. Uw privacyrechten

U kunt VBS vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens wanneer VBS geen geldige reden meer heeft om ze te bewaren;
• beperking van de verwerking in de gevallen die de AVG noemt;
• overdracht van gegevens die u zelf heeft verstrekt, voor zover het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en altijd tegen rechtstreekse marketing;
• intrekking van toestemming, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Stuur uw verzoek naar info@vastgoedbs.nl. Om misbruik te voorkomen, kan VBS aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of meerdere gelijktijdige verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd.

Een privacyrecht is niet onbeperkt. VBS kan een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer een wettelijke uitzondering geldt, bijvoorbeeld vanwege een fiscale bewaarplicht, de rechten van anderen of de noodzaak een rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. VBS licht een weigering toe.

16. Klachten, wijzigingen en contact

16.1 Klacht over privacy

Neem bij een vraag of klacht eerst contact op via info@vastgoedbs.nl. Bent u niet tevreden over de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16.2 Wijzigingen

VBS kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer de dienstverlening, systemen, wetgeving of interne processen veranderen. De actuele versie staat op www.vastgoedbs.nl. Bij een wezenlijke wijziging informeert VBS betrokkenen op een passende manier.

Vastgesteld op 6 augustus 2026. Deze versie vervangt alle eerdere privacyverklaringen van VBS.